Jak właściwie dopasować przestrzeń do agendy wydarzenia? Stwórz komfortowe warunki dla uczestników!

Każdy, kto choć raz organizował konferencję, zna ten moment. Program dopięty, prelegenci potwierdzeni, zaproszenia rozesłane. A potem przychodzi dzień wydarzenia i okazuje się, że sala konferencyjna żyje własnym życiem. Ludzie siedzą zbyt daleko od sceny, w przerwie tłoczą się w wąskim korytarzu, a warsztaty odbywają się w pomieszczeniu, w którym ledwo słychać prowadzącego. Da się tego uniknąć, tylko trzeba zacząć planowanie od innej strony, niż robi to większość organizatorów.

Nie pytaj o salę, zanim nie rozpiszesz dnia

Pierwsze pytanie, jakie pada w rozmowie z obiektem, zwykle dotyczy liczby miejsc. Tymczasem sto osób na wykładzie i sto osób na warsztatach to dwa zupełnie różne wydarzenia. Zanim w ogóle podniesiesz słuchawkę, przejdź przez trzy kroki:

1. Rozpisz dzień godzina po godzinie, od rejestracji gości aż po zakończenie.
2. Przy każdym punkcie zaznacz, ile osób bierze w nim udział i w jakiej formie pracują.
3. Policz, ile pomieszczeń potrzebujesz jednocześnie i czy muszą leżeć blisko siebie.

Jeśli po porannej prelekcji uczestnicy mają pracować w małych grupach, jedna duża sala niczego nie załatwi. Taki plan powie Ci więcej o wymaganiach wobec obiektu niż jakikolwiek katalog.

Krzesła ustawione byle jak potrafią zepsuć dobre wystąpienie

Brzmi przesadnie? Wcale nie. Wyobraź sobie dyskusję panelową, podczas której publiczność siedzi w rzędach jak w kinie. Nikt nie zada pytania, bo nikt nie widzi nikogo poza plecami sąsiada. Każdy układ sali wspiera inny rodzaj pracy:

• ustawienie teatralne sprawdza się przy prezentacjach dla dużej publiczności,
• układ szkolny ze stołami ułatwia notowanie podczas szkoleń,
• podkowa otwiera dyskusję w grupach do około trzydziestu osób,
• okrągłe stoły budują rozmowę przy warsztatach i wieczornej integracji.

Zanim podpiszesz umowę, dopytaj jeszcze o jedno. Czy obsługa przearanżuje salę w trakcie przerwy kawowej? Sprawna ekipa robi to w kwadrans i nikt z gości nawet tego nie zauważy.

Przerwa to nie pauza w programie, tylko jego część

Zapytaj uczestników dowolnej konferencji, co im najbardziej zostało w głowie. Często usłyszysz o rozmowie przy kawie, nie o slajdach. Dlatego strefa przerw zasługuje na taką samą uwagę jak scena. Powinna być blisko sali, ale za drzwiami, bo syczący ekspres w tle wystąpienia potrafi rozłożyć skupienie całej widowni. 

Przy całodniowych wydarzeniach ogromne znaczenie ma też wyjście na zewnątrz. Dziesięć minut nad wodą resetuje głowę lepiej niż trzecia kawa.

Gdzie to wszystko znaleźć pod jednym dachem?

Logistyka robi się prosta, gdy sale, nocleg i restauracja czekają w jednym miejscu. Tak właśnie działa Hotel 500 w Tarnowie Podgórnym, kilkadziesiąt minut drogi od Poznania. Organizatorzy szukający sal konferencyjnych w wielkopolskim znajdą tam zarówno kameralne pomieszczenia na szkolenia, jak i przestrzeń na konferencję z prawdziwego zdarzenia. A po obradach uczestnicy mogą wyjść prosto nad jezioro, co po ośmiu godzinach w sali bywa najlepszym punktem agendy.

Dobrze dobrana przestrzeń ma jedną cechę. Nikt o niej nie mówi, bo wszystko po prostu działa. I właśnie wtedy wiadomo, że wybór był trafny.